Heilpraktikersoftware – unverzichtbarer Begleiter im Praxisalltag

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Kennen Sie das? Sie sitzen im Büro und benötigen für die Erstellung einer Patientenrechnung wieder einmal gefühlte 20 Minuten. Das Einfügen der Leistungen und GebüH Ziffern in die Word oder EXCEL Rechnung erfordert unendlich viel Geduld. Das Auffinden der abzurechnenden Sätze in der GebüH Abrechnungsfibel und das Addieren der einzelnen Beträge ist nervenaufreibend. Kein Wunder, dass viele Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker immer wieder berichten, dass die Büroarbeit, insbesondere die Erstellung von Patientenrechnungen nach dem GebüH, wenig bis keinen Spaß macht. Dabei würde der Einsatz einer guten Heilpraktikersoftware die Situation schlagartig verbessern.

Aufgrund einer Umfrage haben wir festgestellt, dass nach wie vor etwa 10% aller Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker handschriftlich mit Block und Bleistift abrechnen. Ist das nicht erstaunlich? Weitere 20% erstellen ihre Patientenrechnung mit Word, Excel oder einer anderen Office-Anwendung. Die restlichen 70% der praktizierenden Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker setzen eine Heilpraktikersoftware für die Patientenabrechnung ein.

Wie lange dauert nun die Erstellung einer Patientenrechnung im Schnitt? Wir haben ermitteln können, dass Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker ohne eine professionelle Heilpraktikersoftware etwa 10 bis 20 Minuten für eine Rechnung benötigen. Mit einer branchenspezifischen Heilpraktikersoftware dauert die Erstellung einer Rechnung etwa 1 bis 2 Minuten. Wir sprechen hier also vom Faktor 10. Bei einer Rechnung spielt das noch keine Rolle. Wenn aber pro Jahr 300 Rechnungen geschrieben werden, dann sprechen wir beim Mehraufwand immerhin von einer kompletten Arbeitswoche.

Welche Vorteile bringt der Einsatz einer professionellen Heilpraktikersoftware für die Heilpraktikerin bzw. den Heilpraktiker?

Eine professionelle Heilpraktikersoftware speichert alle Daten so, dass immer wieder darauf zurückgegriffen werden kann – und das in Sekundenbruchteilen. In der Heilpraktikersoftware SalutaMED ist der ICD10 und die GebüH mit allen Abrechnungssätzen bereits enthalten. In SalutaMED können auch Leistungsketten bzw. Arbeitspakete für die schnelle und effiziente Abrechnung angelegt werden. Eine einmal eingegebene Patientenadresse bleibt im EDV-System dauerhaft gespeichert und es kann jederzeit darauf zurückgegriffen werden. Wenn Sie eine Rechnung anlegen, müssen Sie lediglich den Patienten aus einer Liste auswählen und einfügen. Im zweiten Schritt werden die GebüH Leistungen in die Patientenrechnung eingefügt. Und hier kommen die o.g. Leistungsketten zum Einsatz. Einfach ein Arbeitspaket auswählen und eine ganze Reihe von GebüH Ziffern in die Patientenrechnung einfügen. Fertig! Das dauert keine zwei Minuten.

Ein weiterer Gesichtspunkt ist die Rechtssicherheit bei der Erstellung einer Patientenrechnung. Bei einer professionellen Heilpraktikersoftware werden die Rechnungsnummern lückenlos, vollständig und eindeutig vergeben. Doppelerfassungen von Rechnungsnummern sind nicht möglich. Rechnungen dürfen nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Das gilt zumindest für die wichtigsten Daten innerhalb der Rechnung wie z.B. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Patient, Rechnungspositionen.

Neben dem Rechnungsmodul enthält die Heilpraktikersoftware SalutaMED auch einen Terminkalender, mit dem Behandlungstermine einfach und leicht eingefügt werden können. So haben Sie jederzeit einen Überblick über die anstehenden und vergangenen Termine. Der Terminkalender kann optional verwendet werden. Sie können auch jederzeit einen eigenen handschriftlichen Kalender führen.

Warum entscheiden sich immer mehr Therapeuten für die Heilpraktikersoftware SalutaMED?

Die Frage ist sehr leicht zu beantworten. Sie als Anwender müssen keine Software installieren, da alle Installations- und Einrichtungsarbeiten vom Support kostenlos übernommen werden. Gleiches gilt für die Updates der Heilpraktikersoftware. Sie müssen sich auch nicht um die Datensicherung kümmern, weil diese im Hintergrund vom Rechenzentrum automatisch durchgeführt wird.

Für Sie spielt es keine Rolle, mit welchem Gerät und mit welchem Betriebssystem Sie arbeiten. Wechseln Sie einfach zwischen Laptop, Touchpad oder Smartphone nach Belieben hin und her. Sie benötigen lediglich einen Internetbrowser für den Zugriff auf SalutaMED. Die Heilpraktikersoftware SalutaMED kann auf Windows, Mac und Linux eingesetzt werden. Somit spielt es keine Rolle, ob Sie irgendwann einmal auf ein anderes System umsteigen. Auch die Neuanschaffung eines Gerätes stellt kein Problem dar. Einfach die Internetadresse Ihres persönlichen Zugangs im Browser eingeben und loslegen.

Falls Sie als Anwender Fragen zur Software oder ein softwaretechnisches Problem haben, können Sie direkt aus SalutaMED heraus eine Email an den Support versenden. Sie erhalten innerhalb kürzester Zeit Unterstützung. Wenn Sie möchten, können Sie selbstverständlich auch telefonisch Kontakt mit dem Support aufnehmen.

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Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es für eine Heilpraktikersoftware?

Zunächst einmal müssen wir die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) betrachten. Eine Heilpraktikersoftware muss GoBD-konform sein (was nebenbei bemerkt nicht bei jeder Heilpraktikersoftware der Fall ist). Schauen wir uns einmal an, was das beispielsweise für das Rechnungsmodul bedeutet. Eine Rechnung

  • muss mit einer fortlaufenden, eindeutigen, unveränderbaren Rechnungsnummer versehen werden.
  • darf nicht gelöscht werden können.
  • darf nach dem Ausdruck nicht veränderbar sein.

Falls eine Heilpraktikersoftware ein Kassenbuch enthält, muss auch dieses den Anforderungen der GoBD genügen:

  • fortlaufende, eindeutige, unveränderbare Belegnummer
  • keine Löschfunktionen (nur Storno möglich)
  • Festschreibung einer Buchung nach 10 Tagen (Änderungen sind nur 10 Tage lang möglich)

Die o.g. Beispiele zeigen, in welche Richtung es geht. In aller Kürze könnte man sagen, dass in einer Heilpraktikersoftware keine Steuerstraftaten durch die Veränderung bzw. Manipulation der Daten möglich sein dürfen.

Die Erfassung von Daten die laut § 3 Abs. 9 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) als besonders schützenswert eingestuft werden (ethnische Herkunft, Gewerkschaftszugehörigkeit, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, sexuelle Neigungen oder Angaben über die Gesundheit) müssen in einer Heilpraktikersoftware EDV-technisch geschützt werden. Üblicherweise erfolgt der Schutz durch eine Verschlüsselung der Daten. Im § 9 BDSG werden verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz beschrieben, die selbstverständlich in einer Heilpraktikersoftware umgesetzt sein müssen.

In Deutschland ist die Datenverarbeitung im Auftrag durch § 11 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) und § 80 Zehntes Buch (Sozialgesetzbuch) geregelt. Die Heilpraktikersoftware SalutaMED ist beispielsweise hiervon betroffen, weil der Anbieter die Daten der Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker entgegen nimmt und weiterverarbeitet. Dieser Vorgang muss in einem Vertrag (Auftragsdatenverarbeitung ADV) geregelt sein.

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Stefan Lackermeier
Heilpraktiker & IT-Berater
Käufelkofen Siedlung 17
84030 Ergolding
Deutschland

www.SalutaMED.de